Ang sinumang pampubliko o propesyonal na asosasyon ay may isang namamahala na lupon na, na may dalas na tinukoy sa charter nito, ay dapat na magtawag ng lahat ng mga interesadong partido upang magdaos ng mga pagpupulong sa pag-uulat at halalan. Ang pagpasok sa mga naturang pagpupulong ay bukas sa lahat ng mga miyembro ng isang naibigay na lipunan o mga delegado mula sa mga pangkat ng mga kalahok, sa gayon ay ginagamit ang kanilang karapatang lumahok sa mga aktibidad nito.
Panuto
Hakbang 1
Isipin ang agenda ng pagpupulong. Dahil ang ulat at halalan ay isa sa mga mahahalagang isyu, ang pag-turnout sa kasong ito ay inaasahang magiging maximum. Samakatuwid, bilang karagdagan sa mga paksang ito, maaari mong isama ang iba pang mga mahigpit na isyu sa agenda na tatalakayin mo sa mga miyembro ng iyong samahan. Magpasya sa oras at lugar kung saan magaganap ang pag-uulat at pagpupulong ng halalan. Ang silid kung saan pinaplano itong gaganapin ay dapat na pampubliko at sapat na maluwang upang mapaunlakan ang lahat.
Hakbang 2
Abisuhan ang lahat ng mga interesadong partido tungkol sa pag-uulat at pagpupulong ng halalan. Upang magawa ito, kailangan mong magpadala ng mga paanyaya na may pahiwatig ng agenda, petsa at lugar ng pagpupulong. Mag-post ng mga anunsyo kasama ang impormasyong ito sa mga lugar kung saan makikita sila ng pinakamaraming bilang ng mga miyembro ng samahan. Ilagay ang naturang ad sa media at telebisyon, kung kinakailangan.
Hakbang 3
Ayusin ang pagpaparehistro ng dumalo upang magsimula kalahating oras bago magsimula ang pagpupulong. Magtalaga ng isang sapat na bilang ng mga registrar upang sa simula ng kaganapan, ang lahat ng mga darating ay may pagkakataon na ipasok ang kanilang personal na data. Karaniwan, ito ang apelyido, pangalan at patronymic, samahan o unit ng istruktura nito, address ng lugar ng pagpaparehistro o paninirahan, impormasyon sa pakikipag-ugnay.
Hakbang 4
Piliin ang chairman at kalihim ng pagpupulong. Mangyaring tandaan na ang chairman ng iyong inihalal na lupon ay hindi maaaring ihalal bilang chairman ng pagpupulong. Kung kinakailangan, kung ito ay ibinigay ng mga dokumento na ayon sa batas, pumili ng isang komite ng mga kredensyal, na sumusuri sa mga kapangyarihan ng mga representante, kung sila ay nahalal mula sa mga pangkat ng mga miyembro ng samahan.
Hakbang 5
Dapat panatilihin ng kalihim ang mga minuto. Sa mga minuto, ipakita ang bilang ng mga delegado o miyembro ng samahan na naroon sa pagpupulong, na nahalal bilang chairman, kalihim at kung ano ang mga resulta sa pagboto.
Hakbang 6
Ang chairman ng inihalal na lupon ay gumagawa ng isang ulat tungkol sa gawaing nagawa. Sa protocol, ipakita ang kabuuang boto sa isang pagtatasa - kinikilala man ito bilang kasiya-siya o hindi. Dapat mapakinggan ng pagpupulong ang mga panukala para sa isang bagong komposisyon ng inihalal na lupon, pag-usapan at iboto ang bawat kandidato nang magkahiwalay. Itala ang mga resulta sa pagboto sa mga minuto.
Hakbang 7
Matapos tinalakay ang lahat ng mga isyu na nakabalangkas sa agenda, dapat isara ito ng chairman ng pagpupulong at pirmahan ang mga minuto ng pagpupulong kasama ang kalihim.
