Ang samahan ng isang pagpupulong ay isang proseso na dapat ilaan ng hindi bababa sa tatlong buwan. Siyempre, alam ng kasaysayan ang maraming mga halimbawa ng matagumpay na paghahanda ng mga kumperensya sa loob ng ilang araw, ngunit upang makapasa ang kaganapan na ganap na alinsunod sa mga pamantayan, tumatagal ng hindi bababa sa tatlong buwan.
Panuto
Hakbang 1
Una sa lahat, magpasya sa paksa at uri ng kumperensya, depende dito, pipiliin ang bulwagan sa hinaharap at mabubuo ang programa ng kaganapan.
Hakbang 2
Ang susunod na item ay ang programa ng mga pagtatanghal at lahat ng nakakonekta dito. Magpasya sa oras ng kumperensya, ang bilang ng mga kalahok, ang bilang ng mga pahinga, ang pagsisimula at pagtatapos ng mga oras ng kumperensya. Makipag-ugnay sa mga nagsasalita ng kanilang tiyempo.
Hakbang 3
Magrenta ng bulwagan batay sa kung ano ang kailangan mong gumanap. Dapat itong maluwang at sapat na komportable upang mapaunlakan ang mga kalahok, na ang bilang nito ay ipinahiwatig sa nakaraang hakbang. Ang bulwagan ay dapat na nilagyan ng isang projector o plasma panel, pati na rin isang tribune para sa mga nagsasalita.
Hakbang 4
Simulan ang pagrekrut ng mga kalahok ng hindi bababa sa dalawa at kalahating buwan bago ang komperensya. Lumikha ng mga paanyaya na may kasamang lugar, oras at pangalan ng kumperensya, pati na rin kung saan ito ilalaan. Mag-welga ng balanse sa pagitan ng pagiging maikli at kakayahang mai-access ang materyal na ipinakita. Simulang tumawag at magpadala ng mga email, iabot ang mga paanyaya sa pinakamahalagang mga panauhin ng kumperensya nang personal, o ipadala ang mga ito sa pamamagitan ng koreo.
Hakbang 5
Lahat ng kawani ng kumperensya ay dapat magkaroon ng isang badge na may apelyido, apelyido at titulo sa kumperensya. Optimally, ang posisyon ay dapat na pareho - "tagapag-ayos". Sa araw ng kumperensya, ang pangkalahatang pagpupulong ay dapat na isang oras bago magsimula ang pagpaparehistro. Ilagay ang mga empleyado sa lobby ng gusali, sa exit mula sa elevator, at iba pa. Kailangan ito kung kailangan mong gumawa ng maraming liko upang makapunta sa check-in counter.
