Ang mga institusyong archival ay hindi lamang nag-iimbak ng mga dokumento, ngunit nagbibigay din ng mga mamamayan ng pag-access sa impormasyong archival. Isa sa mga paraan upang mapagtanto ang posibilidad na ito ay ang pag-access sa mga dokumento ng archival sa mga silid ng pagbabasa. Tingnan natin nang mabuti kung sino ang maaaring bumisita sa mga silid sa pagbabasa at kung paano ito gumagana.
Ang mga silid sa pagbasa sa mga arkibo ng kasaysayan ng estado ay kinakailangan upang ang mga bisita ay maaaring gumana sa mga dokumento. Bilang isang patakaran, nagtatrabaho ang mga mananaliksik sa mga dokumento para sa layunin ng pagsulat ng mga papel na pang-agham, artikulo, libro, pati na rin ang mga gumuhit ng mga punong heneral.
Upang makarating sa silid ng pagbabasa, kailangan mong pumunta sa archive na may isang card ng pagkakakilanlan (pasaporte, lisensya sa pagmamaneho), punan ang isang application form at isang application na nagpapahiwatig ng paksa ng trabaho. Ngayon, sa maraming mga archive, magagawa ito sa pamamagitan ng e-mail, pagpapadala ng mga na-scan na dokumento, at kapag bumibisita sa silid ng pagbabasa, dapat mo silang ibigay sa kanilang orihinal na form.
Ang mga naghahanap ng mga kamag-anak, impormasyon tungkol sa kung saan kinakailangan sa nakaraang 75 taon, ay kailangang magkaroon ng mga dokumento na nagpapatunay sa kanilang pagkakamag-anak. Kaya, kung kailangan mo ng impormasyon tungkol sa pagsali sa Komsomol ng iyong lolo sa panig ng ama, dapat ay mayroon kang mga dokumento ng iyong ama at iyong mga dokumento sa iyo (sertipiko ng kapanganakan, mga pasaporte kung saan maaari mong subaybayan ang apelyido, pati na rin ang isang sertipiko ng kasal para sa babae). Bilang karagdagan, ang isang empleyado ng silid ng pagbabasa ay dapat maging pamilyar sa mga bisita sa mga patakaran ng trabaho.
Matapos ang mga gawaing papel sa silid ng pagbabasa, ang bisita ay binibigyan ng mga gabay at iba pang mga pantulong na pantulong: mga listahan, rehistro ng mga imbentaryo, index, katalogo) Pagkatapos ay pamilyar na ang gumagamit sa mga imbentaryo ng mga pondo.
Ang imbentaryo ng archival ay isang direktoryo ng archival na naglalaman ng isang sistematikong listahan ng mga yunit ng imbakan ng archival fund, koleksyon at inilaan para sa kanilang accounting at pagsisiwalat ng nilalaman.
Gumagawa ang bisita ng isang kahilingan kung saan ipinapahiwatig niya ang mga napiling kaso. Ang mga limitasyon sa bilang ng mga kaso ay itinatag ng mga archive alinsunod sa mga patakaran ng trabaho. Ang mananaliksik ay hindi makakatanggap agad ng mga file, ngunit pagkatapos ng oras na itinatag din ng mga patakaran ng archive. Karaniwan ang tagal ng panahon ay 1 hanggang 3 araw. Ang totoo ay libu-libong mga dokumento ang nakaimbak sa mga archive, at imposibleng makuha ito nang mabilis. Ang mga kaso ay nakaimbak sa malalaking archive, na maaaring matatagpuan sa iba't ibang mga gusali, kung ang arkibo ay may maraming mga gusali. Samakatuwid, nangangailangan ng oras upang makahanap ng mga kaso. Bilang karagdagan, ang mga empleyado, bago ilabas ang mga ito, ay dapat tumingin sa bawat case sheet-by-page at itala ang pagkakaroon ng lahat ng mga dokumento. Pagkatapos lamang nito ay makakapasok ang mga kaso sa silid ng pagbabasa.
Kailangan mo ring maging handa para sa katotohanan na ang ilang mga dokumento ay maaaring sarado para sa mga gumagamit. Ito ay dahil sa lihim ng ilang impormasyon (mga lihim ng estado, personal na impormasyon, atbp.). Ang mga pinaghihigpitang dokumento ay maaari lamang matingnan ng mga tauhan ng archive. Kung kailangan ng mananaliksik ng ilang impormasyon mula sa mga naturang dokumento, maaari siyang umorder ng sertipiko (sosyo-ligal o pampakay na pagtatanong), na isasagawa sa loob ng itinakdang tagal ng panahon.
Bilang karagdagan, kung minsan ang limitasyon ay maaaring maiugnay sa hindi magandang pisikal na kalagayan ng dokumento.
Matapos maipalabas sa silid ng pagbabasa, ang mananaliksik ay may karapatang magtrabaho kasama ang mga dokumento, gumawa ng mga extract mula sa kanila. Ang pagkopya (pagkuha ng litrato, pag-scan, pag-photocopy), bilang panuntunan, ay isang bayad na serbisyo.
Matapos magawa ng mananaliksik ang kinakailangang gawain, ang mga file ay ipinasa sa empleyado ng silid ng pagbabasa, na inililipat ang mga ito sa imbakan ng archive. Sinusuri ng mga archivist ang pagkakaroon at kundisyon ng mga dokumento nang isang pahina nang paisa-isa, at pagkatapos ay ilagay ang mga ito sa lugar.
Ang ilang mga patakaran ay nabuo tungkol sa kung ano ang maaari at maaaring gawin sa silid ng pagbabasa. Kaya, halimbawa, mahigpit na ipinagbabawal na magdala ng pagkain sa silid ng pagbabasa, dumating sa damit na panlabas, na may malalaking bag at mga pakete. Mas mahusay na magtrabaho kasama ang mga dokumento na may guwantes - sa ganitong paraan maaari mong pahabain ang kanilang kaligtasan at protektahan ang iyong sarili mula sa alikabok. Ang totoo ay pagkatapos ng pag-flip gamit ang iyong mga daliri, ang mga bakas na may taba ng pawis sa papel ay mananatili sa mga sheet, na sumisira din dito. Hindi mo maaaring, syempre, pilasin ang mga sheet, gupitin ito sa kaso, isulat sa kanila. Pagkatapos ng lahat, ang bawat dokumento ng archival ay naglalaman ng isang kasaysayan. Natatangi siya sa sarili niya. Kung mas matagal tayong makakapag-save ng mga dokumento, mas matagal silang maihahatid sa atin para sa ating pakinabang.
