Ang aming buhay na panlipunan at pang-negosyo ay madalas na nauugnay sa paglahok sa iba't ibang uri ng mga pagpupulong - maging isang pulong ng mga shareholder, isang pangkalahatang pagpupulong ng mga miyembro ng isang kooperatiba, HOA o anumang iba pang mga pampublikong pagpupulong. Ang papel na ginagampanan ng naturang mga pagpupulong ay upang malutas at idokumento ang mga mahahalagang isyu na nauugnay sa mga aktibidad ng mga pampublikong samahan o mga ligal na entity. Ang wastong pagsasalamin sa mga dokumento ng mga desisyon na pinagtibay sa pagpupulong ay nagpapatunay sa kanilang pagiging lehitimo at isang ligal na dokumento.
Panuto
Hakbang 1
Upang mailabas ang mga minuto ng pagpupulong, gumamit ng karaniwang A4 na mga sheet ng papel sa pagsulat. Ang pamagat ng mga minuto ay dapat maglaman ng pamagat ng dokumento at isang pambungad na bahagi na sumasalamin sa dahilan kung bakit gaganapin ang pagpupulong ng mga mamamayan o shareholder.
Hakbang 2
Sa ilalim ng heading, ipahiwatig ang petsa ng pagpupulong at ang address kung saan ito naganap, pati na rin ang bilang ng mga taong naroroon. Kung minarkahan ng mga naroon ang kanilang pakikilahok alinsunod sa sheet ng pagpaparehistro, kung gayon ito ay dapat ding masasalamin sa protocol. Sasalamin ang form ng pagpupulong: sa pamamagitan ng paunang survey, sa pamamagitan ng pribadong order na may personal na presensya, o paggamit ng pinagsamang anyo ng pakikilahok.
Hakbang 3
Ipahiwatig ang mga apelyido, unang pangalan at patronymic ng chairman at kalihim na inihalal ng pagpupulong, sumasalamin sa bilang ng mga boto na ibinoto para, laban at umiwas sa kanilang mga kandidatura.
Hakbang 4
Ilarawan ang listahan ng mga isyu sa agenda, na nagsisimula sa mga pinaka-pagpindot, bilangin ang mga ito at tala ng mga talumpati, debate at pagboto para sa bawat isyu, magsimula sa bilang nito. Sa pagtatala ng mga talumpati, kinakailangang ipahiwatig lamang ang pangunahing kakanyahan ng ipinakita na ulat. Dapat itong mailahad nang maikli, ngunit sa isang form na hindi kasama ang kalabuan. Kung kinakailangan, ang teksto ng pagsasalita ay maaaring ikabit sa mga minuto. Ang lahat ng mga pangungusap at pahayag na nauugnay sa kakanyahan ng pagsasalita ay dapat ibigay na may pahiwatig ng mga pangalan.
Hakbang 5
Ang talaan para sa bawat isyu ay dapat magtapos sa isang desisyon na kinuha na may pahiwatig ng mga resulta sa pagboto. Matapos ang teksto ng talakayan ng lahat ng mga isyu sa agenda, ipahiwatig na ang pangkalahatang desisyon ng pagpupulong ay idineklarang sarado.
Hakbang 6
Lagdaan ang mga minuto ng chairman at kalihim ng pagpupulong, at i-file ang mga ito sa iyong samahan o ng chairman nito.
