Ang mga press conference ay isang mahalagang sangkap ng mga aktibidad ng PR ng anumang kumpanya. Salamat sa kanila, ang media at ang interesadong publiko ay maaaring makatanggap ng napapanahong impormasyon nang literal mula sa mga opisyal na kinatawan ng isang partikular na samahan, at ang pamamahala ng mga kumpanya ay maaaring ipahayag ang kanilang posisyon sa mga isyung pinaka-makabuluhan sa kanila. Ngunit upang makapagdulot ng napakahusay na resulta ang press conference, dapat itong maayos na maayos.
Panuto
Hakbang 1
Kung pinagkatiwalaan ka sa pag-oorganisa at pagdaraos ng isang press conference, una sa lahat, alamin kung anong layunin ang nais mong makamit: sabihin tungkol sa anumang tagumpay ng iyong kumpanya, iguhit ang pansin ng publiko sa ilang problema, ipakita ang isang tiyak na pampublikong tao sa isang panalong ilaw, atbp. P. Pagkatapos pumili ng isang lugar at oras para sa press conference. Tandaan na ang mga aktibidad na ito ay pinakamahusay na ginagawa sa kalagitnaan ng linggo ng trabaho (Martes-Miyerkules-Huwebes) sa umaga o hapon, ngunit hindi lalampas sa 4 ng hapon.
Hakbang 2
Pumili ng isang lugar para sa pagdaraos ng isang press conference batay sa mga kakayahan sa organisasyon ng iyong kumpanya at ang bilang ng mga nakaplanong inanyayahan. Mangyaring tandaan na kinakailangan ng sapat na upuan para sa mga miyembro ng press. Siguraduhin nang maaga na may mga mikropono sa silid, mga projection screen (kung kinakailangan) at libreng puwang para sa pag-install ng mga TV camera.
Hakbang 3
Gumawa ng isang listahan ng media at mga samahan na ang mga kinatawan ay nais mong makita sa iyong kaganapan. Maghanda at magpadala ng mga press release at paanyaya kahit papaano dalawang linggo bago ang iyong naka-iskedyul na kaganapan. Maipapayo, pagkatapos na maipadala ang mga paanyaya, na tawagan nang personal ang mga dumalo at alamin ang tungkol sa kanilang desisyon na dumalo o hindi dumalo sa press conference. Sa gayon, hindi mo lamang tukuyin ang bilang ng mga panauhin sa hinaharap, ngunit karagdagan ding paalalahanan tungkol sa iyong kaganapan kung nakalimutan ito ng mga tao o hindi natanggap ang iyong pahayag.
Hakbang 4
Ihanda ang mga kinakailangang materyal sa pagtatanghal para sa lahat ng mga kasali sa press conference. Karaniwang may kasamang kit ng isang kalahok ang isang kopya ng press release, isang listahan ng mga opisyal na magsasalita sa press conference kasama ang kanilang buong pangalan at posisyon, isang agenda (order at paksa ng mga talumpati), advertising at mga pampromosyong materyal. Mas maganda ang hitsura nito kung ang lahat ng mga materyal sa pagtatanghal para sa bawat kalahok ay dinisenyo bilang isang solong hanay sa isang corporate folder na may logo ng samahan.
Hakbang 5
Kung nagpaplano kang ipakilala ang akreditasyon para sa mga kalahok, ipagbigay-alam sa kanila nang maaga tungkol dito at sabihin sa kanila kung anong data ang kailangan mo para dito (pangalan, posisyon, mga detalye sa pasaporte, atbp.). Ihanda nang maaga ang mga badge ng pangalan para sa lahat ng mga kalahok at kard upang mailagay sa mga talahanayan na nagpapahiwatig ng mga pangalan at pamagat para sa mga nagsasalita. Kung ang press conference ay pinlano para sa isang mahabang sapat na oras, siguraduhin na ang mga kondisyon para sa mga kalahok nito ay komportable: isang buffet na may inumin at meryenda, mga silid sa paninigarilyo at banyo, oras ng iskedyul para sa mga pahinga.
Hakbang 6
Matapos ang press conference, tiyaking makipag-ugnay sa mga tanggapan ng editoryal ng media na dumadalo at magtanong tungkol sa mga materyal na ginawa bilang isang resulta nito. Humingi ng mga kopya ng publikasyon kung hindi dati napagkasunduan.
