Nakaugalian na maglabas ng mga paghahabol laban sa mga samahan at kanilang mga empleyado sa anyo ng isang reklamo, ito ay isang uri ng pahayag na naglalarawan sa sitwasyon at mga kundisyon kung saan nilabag o nilabag ang mga karapatan ng aplikante, pati na rin ang kinakailangang aksyunan laban sa isa na gumawa ng paglabag na ito. Ang tugon sa reklamo ay dapat na nakasulat nang may kakayahan mula sa isang ligal na pananaw. Ang pag-frame ng tama ng iyong tugon sa reklamo ay makakatulong na protektahan ang iyong mga interes.
Panuto
Hakbang 1
Una, kapag nakatanggap ka ng isang reklamo, tanggapin ito at irehistro ito, siguraduhing ipahiwatig ang petsa ng resibo, ang pangalan at posisyon ng taong tumanggap nito. Bigyan ang nagrereklamo ng kopya mismo ng reklamo, minarkahan at tinanggap. Mangyaring tandaan na kahit na hindi mo tinanggap ang habol, maipapadala lamang ito ng naghahabol sa iyo sa pamamagitan ng sertipikadong mail na may pagkilala sa resibo. Sa prinsipyo, sapat na ito upang maituring na natanggap mo ang habol.
Hakbang 2
Kapag naglalagay ng isang tugon sa isang hinaing, maghanda ng nakasulat na ebidensya na susuporta sa iyong posisyon. Muling itayo ang pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod ng mga pangyayaring nabanggit sa pag-angkin. Kasunod, ang iyong tugon sa reklamo ay maaaring gamitin sa korte bilang patunay ng iyong posisyon, kaya subukang lutasin ang isyu sa isang mapayapang paraan, at mag-alok sa kliyente ng ilang uri ng kabayaran bilang tugon sa reklamo. Kung ang isyu ay hindi nalutas at ire-refer sa korte, kung gayon ang iyong posisyon ay positibong nakakaimpluwensya sa desisyon ng korte. Karaniwan, ang tagal ng panahon para sa pagtugon sa isang paghahabol ay nakatakda sa pagtatapos ng kontrata. Responsibilidad mo, bilang tatanggap ng habol, na tumanggap, suriin at tumugon sa pagsulat sa loob ng timeframe na ito.
Hakbang 3
Bilang tugon sa isang reklamo, ipahiwatig ang lahat ng impormasyong kinakailangan para sa dokumentong ito, lalo:
isulat ang pangalan ng kumpanya, mga detalye sa pagpaparehistro, at ang mga address ng nagpadala at tatanggap ng reklamo.
Hakbang 4
Sabihin ang likas na katangian ng reklamo. Kung ang paghahabol ay buo o bahagyang nasiyahan, pagkatapos ay ipahiwatig ang halaga ng kabayaran, pati na rin ang panahon at pamamaraan ng pagbabayad.
Hakbang 5
Kung tumanggi kang masiyahan ang reklamo, ipahiwatig ang mga dahilan para sa pagtanggi, na tumutukoy sa ilang mga ligal na dokumento, mga artikulo ng batas. Tiyaking isama ang lahat ng mga dokumento na kasama ng iyong tugon sa reklamo.
